Google Sheets Integration – Συνδέστε τις Φόρμες σας με το Google Sheets

Τι είναι η διασύνδεση Google Sheets;

Η διασύνδεση Google Sheets επιτρέπει στην πλατφόρμα φόρμας σας να στέλνει αυτόματα τα δεδομένα που συλλέγονται από κάθε φόρμα απευθείας σε ένα φύλλο Google Sheets. Έτσι, κάθε νέα υποβολή εγγράφεται αυτόματα στο cloud spreadsheet σας – χωρίς κόπο, χωρίς χειροκίνητη εξαγωγή και χωρίς ενδιάμεσα βήματα.

Πού χρησιμοποιείται και γιατί είναι σημαντική;

• Αυτόματος συγχρονισμός: Όλα τα δεδομένα συγκεντρώνονται αυτόματα σε πραγματικό χρόνο σε ένα ή περισσότερα Google Sheets.

• Ομαδική εργασία: Η ομάδα σας μπορεί να βλέπει άμεσα τις υποβολές, να φιλτράρει, να ταξινομεί και να κάνει αναλύσεις στα δεδομένα, χωρίς να χρειάζεται πρόσβαση στο backend του site.

• Εξοικονόμηση χρόνου: Καταργεί τη χειροκίνητη εξαγωγή και εισαγωγή δεδομένων. Ο admin ρυθμίζει μία φορά το integration και κάθε φόρμα στέλνει τα δεδομένα της σε νέο ή υπάρχον Sheet.

• Δυνατότητα για αυτοματισμούς: Με τη δύναμη του Google Sheets, μπορείτε να συνδέσετε τα δεδομένα σας με Google Data Studio, Zapier, αυτοματοποιήσεις email, dashboards κ.λπ.

Πώς ενεργοποιείται η λειτουργία;

1. Επιλογή Google Sheets Integration στη φόρμα:
   Ο admin από το περιβάλλον διαχείρισης επιλέγει “Αποστολή σε Google Sheets” και ακολουθεί τα βήματα OAuth για να συνδέσει τον λογαριασμό του Google.

2. Επιλογή υπάρχοντος ή δημιουργία νέου Sheet:
   Ο admin μπορεί να διαλέξει ένα υπάρχον φύλλο ή να δημιουργήσει νέο. Κάθε φόρμα μπορεί να έχει ξεχωριστό Sheet.

3. Αντιστοίχιση πεδίων (field mapping):
   Επιτρέπει να αντιστοιχίσετε κάθε πεδίο της φόρμας σε αντίστοιχη στήλη του Google Sheet, ακόμα κι αν τα ονόματα διαφέρουν.

4. Άμεση ενεργοποίηση:
   Από τη στιγμή που θα ρυθμιστεί, κάθε νέα υποβολή γράφεται αυτόματα στη σωστή γραμμή του Sheet.

Παραδείγματα χρήσης

• Lead Generation: Συλλογή στοιχείων πελατών και άμεση προώθησή τους στο τμήμα πωλήσεων μέσω shared Sheet.

• Έρευνες προσωπικού: Συλλογή feedback/ερωτηματολογίων με αυτόματη ταξινόμηση.

• Διαχείριση κρατήσεων: Καταγραφή αιτήσεων κράτησης, εγγραφών σε event κ.λπ.

Τεχνικά χαρακτηριστικά

• Ασφαλής σύνδεση με OAuth2.0.

• Δυνατότητα για πολλαπλά sheets ανά φόρμα.

• Διαχείριση error handling (π.χ. αν κοπεί η σύνδεση, retry).

• Υποστήριξη custom mapping & custom sheet headers.

• Δυνατότητα να επιλέξεις εάν το Sheet θα ενημερώνεται μόνο σε νέο row (append) ή με update υπάρχουσας εγγραφής (π.χ. με βάση email).

Best Practices & Προτάσεις

• Ενεργοποιήστε ειδοποιήσεις στο Google Sheets για άμεση ενημέρωση.

• Ρυθμίστε φίλτρα ή conditional formatting για να βλέπετε εύκολα σημαντικά δεδομένα (π.χ. νέα leads, pending registrations).

• Συνδυάστε το με το Google Data Studio για reporting & dashboards.

Συνοπτικά Οφέλη

• Απόλυτος αυτοματισμός συλλογής δεδομένων

• Εξαιρετική συνεργατικότητα και real-time ενημέρωση

• Δυνατότητα ανάλυσης και visualization των υποβολών σας, χωρίς export/import

Η διασύνδεση Google Sheets είναι must για κάθε επιχείρηση ή ομάδα που θέλει να μετατρέπει τα δεδομένα των φορμών της σε πρακτικά, επεξεργάσιμα και “ζωντανά” dashboards, χωρίς να χρειάζεται τεχνική γνώση ή καθημερινό manual data entry.